NCS-Verenigingsscan wordt digitaal

Een van de praktijken waar de NCS Regionale Verenigings Adviseurs (RVA) regelmatig mee worden geconfronteerd is, dat het inzicht dat bestuurders, vrijwilligers en de leden hebben van de vereniging niet meer up to date is. Of dat er in de vereniging verschillend wordt gedacht over de stand van zaken van de vereniging.

Een middel om het inzicht in het wel en wee van de verenging goed in beeld te brengen is de NCS-Verenigingsscan. Tot nu toe moesten de stellingen op papier ingevuld en verwerkt worden. Dit koste veel tijd en energie van de vrijwilligers in de vereniging. Om dit te vereenvoudigen heeft de NCS de verenigingsscan gedigitaliseerd. Nu is het mogelijk om de scan door meerdere bestuurders en leden van de vereniging in te laten vullen en zo eenvoudig een beeld te krijgen van de stand van zaken in de vereniging.

De opzet van de digitale NCS-Verenigingsscan
Na onderzoek bij een aantal sportverenigingen in Noord Holland is de verenigingsscan ontwikkeld met 8 verschillende thema’s:
1. Ledenwerving en ledenbehoud,
2. Werving en behoud van kader,
3. Organisatie en structuur,
4. Accommodatie,
5. Sport en nevenactiviteiten,
6. Financiën,
7. Communicatie,
8. Waarden en normen en gezondheid.

Per thema zijn er gemiddeld 20 stellingen. Men moet zijn mening geven op de stellingen met de scores: helemaal waar, grotendeels waar, grotendeels niet waar of helemaal niet waar. De stellingen zijn positief geformuleerd. Als de invuller onvoldoende kennis heeft van het thema of een stelling om een gefundeerde reactie te geven, dan kan men gebruik maken van de middelste kolom neutraal /geen mening. Deze kolom wordt niet meegenomen in de analyse.

Hoe werkt het in uw vereniging.
Belangrijk is dat het bestuur het eens is dat de scan in de vereniging wordt uitgevoerd. Voor een goed resultaat moet er voldoende draagvlak zijn en een brede groep leden de scan dient in te vullen.

Het bestuur van de vereniging kan zich aanmelden via: verenigigsondersteuning@sport4all.nl.

De contactpersoon van de vereniging ontvangt van de NCS een e-mail met een toegangscode die uniek is voor de vereniging.

De contactpersoon verspreidt de toegangscode in de vereniging onder de geselecteerde leden, dit kunnen zijn:
• Bestuursleden
• Commissieleden
• Kaderleden, zowel algemeen als sporttechnisch
• Actieve leden, maak hier een onderscheid tussen jongere en oudere leden of andere categorieën
Maximaal kunnen 15 personen de scan invullen, per categorie tenminste 2 leden.

De deelnemende leden vullen hun naam en functie in voordat men met de thema’s aan de slag kan gaan. De functie is van belang omdat men op verschillende niveaus in de vereniging een andere mening kan hebben.
Het invullen van de thema’s kost ongeveer 20 minuten.

De scan moet binnen een periode van twee weken ingevuld worden door de deelnemende leden. Daarna wordt de toegangscode afgesloten en begint de verwerking van de gegevens. Op basis van de gegevens wordt een analyse gemaakt. Deze analyse wordt verwoord in een rapportage die aan de vereniging wordt verzonden. De verwerking van de gegevens en het opstellen van het rapport neemt 4 weken in beslag.

Nadat het rapport aan de vereniging is overhandigd neemt de RVA contact op met het bestuur om te bespreken hoe de aandachtspunten in het rapport aangepakt kunnen worden.

Ten slotte
De NCS-Verenigingsscan geeft een beeld van de mening van de leden. Het kan voorkomen dat bij de verschillende sporten die aangesloten zijn bij de NCS de stellingen niet aansluiten op de praktijk. Men heeft geen kantine of clubhuis of er zijn alleen maar seniorenleden. Probeer bij het invullen daar doorheen te kijken of overleg met de invullers op welke wijze een thema of stelling wel aansluit bij de vereniging.

Voor een testversie om de digitale verenigingscan uit te kunnen proberen kijk hier
Voor aanmelden en vragen neem contact op met Fred Peters verenigingsondersteuning@sport4all.nl of 020-6363061.